Proses terjadinya sales contract

Sales Contract Process

1. Promosi
Kegiatan promosi komoditas yang akan diekspor melalui media promosi seperti iklan di media elektronik, majalah, Koran, pameran dagang atau melalui badan/lembaga yang berhubungan dengan kegiatan promosi ekspor seperti Ditjen PEN, Kamar Dagang dan Industri, Atase perdagangan dan lain sebagainya.

2. Inquiry
Buyer yang sudah mempelajari promosi akan memberikan tanggapan mengenai produk tersebut, importer mengirim inquiry atau permintaan harga, importir sering menggunakan email karena dianggap lebih cepat. Inquiry berisikan tentang pemberitahuan mutu barang yang di inginkan, harga satuan dan harga total dalam valuta asing, waktu pengiriman dan pelabuhan yang diinginkan.

3. Offer Sheet
Perusahaan memenuhi permintaan buyer mengirim surat penawaran barang yang disebut offersheet. Offersheet berisikan tentang jawaban dari inquiry yang dikirim oleh buyer, yang ditambah brosur atau katalog. Perusahaan biasanya memberikan pilihan kepada calon buyer untuk memilih misalnya, penawaran tentang cara pembayaran, menggunakan letter of credit (L/C) atau non (L/C). Hal ini dimaksudkan untuk memperlancar kegiatan perdagangan. Dengan memberikan pilihan kepada buyer, akan menambah kepercayaan kedua belah pihak. Walaupun perusahaan memberikan pilihan dalam cara pembayaran. Dengan adanya syarat tambahan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. Misalnya apabila calon buyer memilih pembayaran non (L/C) yaitu Telegrapic Transfer (TT), perusahaan akan meminta uang besarnya sesuai dengan kesepakatan untuk ditransfer terlebih dahulu sebagai jaminan dan sebelum pelunasan dilakukan 40 pihak perusahaan akan menahan dokumen yang dibutuhkan untuk mengambil barang dipelabuhan.

4. Ordersheet
Buyer mempelajari dengan seksama offersheet dari Seller, setiap ada syarat yang disetujui atau tidak disetujui dapat langsung dikomunikasikan dengan perusahaan, tapi jika tidak perlu konfirmasi, biasanya langsung dimasukkan kedalam ordersheet.

5. Sales Contract
Sesuai dengan data dari order sheet maka selanjutnya eksportir akan menyiapkan surat kontrak jual beli (sales conMA tract) yang ditambah dengan keterangan force majeur clause  dan inspection clause. Sales contract ini ditandatangani oleh eksportir dan dikirimkan sebanyak dua rangkap kepada Importir.

6. Sales Confirmation
Sales contract akan dipelajari oleh Importir, apabila Importir setuju maka sales contract tersebut akan ditandatangi oleh Importir untuk kemudian dikembalikan kepada eksportir sebagai sales confirmation. Sedangkan satu copy lain dari sales contract ini akan disimpan oleh Importir.